Politique de confidentialité

OOLAHOP s’engage à ce que la collecte, le traitement et/ou le stockage de données à caractère personnel des utilisateurs de la page web permettant au glacier client de OOLAHOP (ci-après le “Glacier”) de bénéficier des services de marketing digital mis à disposition par OOLAHOP (ci-après la “Page”) soient effectués conformément au Règlement UE n°2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le “RGPD”) et toute nouvelle règlementation entrant en vigueur au cours de l’exécution de ce contrat dès lors qu’elle est impérativement applicable au contrat en cours (ci-après désignés la “Législation Applicable”).

Les termes commençant par une majuscule sont à interpréter conformément à l’article 4 du RGPD. En outre, on entend par données à caractère personnel, toute information relative à une personne physique directement ou indirectement identifiée ou identifiable (ci-après les “Données”).

Cette politique de confidentialité s’applique aux Données des utilisateurs de la Page (ci-après les “Utilisateurs”) en tant que :

“Prospect” désigne la personne physique naviguant sur la Page qui a rempli le formulaire de contact OOLAHOP et/ou de participation au jeu concours OOLAHOP, ou
“Client” désigne la personne physique qui accède ou s’identifie à la Page en tant que client final du Glacier.

OOLAHOP protège la vie privée des Utilisateurs en assurant la protection, la confidentialité, la non-altération, la disponibilité et la sécurité des Données de l’Utilisateur qui lui sont confiées dans le cadre de l’utilisation de la Page.

Cette politique de confidentialité et de protection des Données de l’Utilisateur peut être modifiée ou ajustée à tout moment par OOLAHOP, il est conseillé à l’Utilisateur de la consulter régulièrement. Les modifications apportées à cette politique entrent en vigueur à la date de leur publication sur la Page.

ARTICLE 1 – DESCRIPTION DES TRAITEMENTS DES DONNEES PERSONNELLES DE L’UTILISATEUR

DONNEES COLLECTEES DU TRAITEMENT	FINALITE DU TRAITEMENT	CONSERVATION DES DONNEES
Lorsque le Prospect remplit le formulaire de contact OOLAHOP depuis la Page, les Données suivantes sont collectées par OOLAHOP : – Nom, – Prénom, – Email, – Numéro téléphone.	Ces Données sont collectées, traitées et/ou stockées par OOLAHOP sur la base du consentement du Prospect recueilli depuis la Page afin que OOLAHOP puisse (i) gérer les demandes émises via le formulaire et recontacter le Prospect, et/ou (ii) constituer un répertoire des Prospects, et/ou (iii) effectuer du démarchage commercial auprès du Prospect, personnalisé ou non, par OOLAHOP et/ou des partenaires commerciaux OOLAHOP.	Ces Données sont conservées par OOLAHOP pendant une durée de trois (3) ans à compter du remplissage du formulaire de contact de OOLAHOP, délai à l’issue duquel les Données sont supprimées ou anonymisées.
Lorsque le Prospect remplit le formulaire de participation au jeu concours organisé par OOLAHOP depuis la Page, les Données suivantes sont collectées par OOLAHOP : – Nom, – Prénom, – Civilité, – Date de naissance, – Numéro téléphone, – Email, – Adresse postale, – Identification du Prospect en tant que Client (le cas échéant), – Identification du Prospect en tant que parent, – Identification du parfum/goût préféré du Prospect.	Ces Données sont collectées, traitées et/ou stockées par OOLAHOP lui permettant (i) sur la base de l’exécution du contrat, de gérer la participation du Prospect au jeu concours organisé par OOLAHOP et/ou (ii) si le Prospect y a donné son accord, de transmettre des communication commerciales émises par OOLAHOP et/ou des partenaires commerciaux auprès du Prospect.	Ces Données sont conservées par OOLAHOP pendant une durée de trois (3) ans à compter du remplissage du formulaire de participation au jeu concours OOLAHOP, délai à l’issue duquel les Données sont supprimées ou anonymisées.

Lorsque l’Utilisateur consent sur la Page au partage de ses Données avec les partenaires commerciaux d’OOLAHOP : chaque société revêt la qualité de Responsable de Traitement distinct. En conséquence, chaque Responsable de Traitement distinct doit être responsable de la conformité à la Législation Applicable des Traitements de Données de l’Utilisateur qu’elle réalise dans un contexte et selon des finalités qui lui sont propres.

Les Données de l’Utilisateur sont conservées par OOLAHOP pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les Données de l’Utilisateur dont l’effacement doit être opéré par OOLAHOP dans les délais précisés au présent article 1 de la politique de confidentialité OOLAHOP peuvent par la suite être uniquement conservées confidentiellement à titre d’archives aux fins d’établissement de la preuve d’un droit ou d’une relation contractuelle notamment en cas de réclamation de l’Utilisateur ou de tout tiers. Le dossier de preuve en tant que trace d’audit permettant aux autorités compétentes en cas de conflit juridique de vérifier que les Données de l’Utilisateur sont protégées en confidentialité et est détruit par OOLAHOP cinq (5) ans après sa date de création.

ARTICLE 2 – DESTINATAIRES DES DONNEES PERSONNELLES

2.1.

OOLAHOP ne partage pas les Données de l’Utilisateur avec des tiers lorsqu’elle est Responsable de Traitement, sauf dans les conditions de l’article 1 de la présente politique de confidentialité et dans des circonstances précises où les Données de l’Utilisateur sont communiquées aux collaborateurs et/ou sous-traitants suivants :

Aux collaborateurs des services internes de OOLAHOP en relation avec lesdits traitements : conformément à la réglementation, l’accès aux Données de l’Utilisateur se fait sur la base d’autorisations d’accès individuelles, limitées et encadrées.
Aux sous-traitants qui assurent notamment pour le compte de OOLAHOP :
- L’hébergement de la Page : OVH.

2.2.

En cas de sous-traitance, OOLAHOP s’engage à s’assurer que son sous-traitant, quelle que soit sa nature, présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre technique et organisationnelle et appropriées de manière à répondre aux exigences du RGPD. Si le sous-traitant ne remplit pas ses obligations en matière de protection des Données de l’Utilisateur, OOLAHOP demeure pleinement responsable en tant que Responsable de Traitement de l’exécution par ledit sous-traitant de ses obligations.

ARTICLE 3 – TRANSFERT DES DONNEES PERSONNELLES HORS DE L’UE

OOLAHOP conserve les Données de l’Utilisateur dans l’Espace Economique Européen (« EEE »). Toutefois, si OOLAHOP doit transférer, en tant que Responsable de Traitement, les Données de l’Utilisateur à des sous-traitants ou partenaires commerciaux hors de l’EEE, OOLAHOP assure que le traitement est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

ARTICLE 4 – SECURITE DES DONNEES PERSONNELLES

OOLAHOP s’engage à prendre toutes les mesures utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des Données de l’Utilisateur et notamment, empêcher qu’elles soient endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. Par ailleurs, l’Utilisateur qui ne n’est pas opposé aux usages commerciaux de ses Données par OOLAHOP en tant que Responsable de Traitement, consent à l’exploitation commerciale de ses Données auprès de tiers dans les conditions de l’article 1 de la présente politique de confidentialité.

ARTICLE 5 – ACCES, RECTIFICATION, OPPOSITION ET ANNULATION

5.1

Conformément aux stipulations de l’article 1 de la présente politique de confidentialité, les modalités de traitement des demandes de l’Utilisateur visant l’accès, la rectification, l’opposition et/ou la portabilité de ses Données sont précisées dans la politique de confidentialité respective de OOLAHOP et du Glacier.

OOLAHOP n’est pas responsable de la prise en charge de ces demandes vis-à-vis de l’Utilisateur lorsque le Glacier est Responsable de Traitement.

5.2

Lorsque OOLAHOP est Responsable de Traitement, l’Utilisateur dispose conformément aux dispositions légales et réglementaires de la Règlementation Applicable :

D’un droit d’interrogation ;
D’un droit d’accès et de rectification de ses Données ;
D’un droit d’effacement. En cas de demande de suppression des Données, OOLAHOP peut néanmoins les conserver sous forme d’archivage intermédiaire, et ce pour la durée nécessaire à la satisfaction de ses obligations légales, comptables et fiscales ;
D’un droit de limitation du traitement de ses Données. Il est important de noter que ce droit ne peut s’appliquer uniquement si :
- L’Utilisateur conteste l’exactitude de ses Données pendant la durée lui permettant de vérifier l’exactitude de ces dernières,
- L’Utilisateur considère que OOLAHOP traite illicitement ses Données et exige une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement, OOLAHOP n’a plus besoin des Données au regard des finalités visées à l’article 1 de la présente politique de confidentialité mais que celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de l’Utilisateur en justice.
D’un droit à la portabilité de ses Données dans une certaine mesure, c’est-à-dire celle du droit de recevoir les Données qu’il a fourni à OOLAHOP dans un format structuré, couramment utilisé et du droit de transmettre ces Données à un autre responsable de traitements. Ce droit à la portabilité des Données ne s’applique pas au traitement des Données nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi OOLAHOP en tant que Responsable de traitement ;
D’un droit d’opposition à ce que les Données le concernant fassent l’objet d’un traitement ;
D’un droit d’opposition à ce que ses Données soient utilisées à des fins de prospection notamment commerciale. A cet égard, le Prospect doit en formuler la demande par écrit transmise à OOLAHOP en vue d’être retiré des listes d’envoi OOLAHOP ;
D’un droit d’opposition au profilage marketing, c’est-à-dire que l’Utilisateur continuerait à recevoir des sollicitations commerciales mais celles-ci seront moins pertinentes et ne seront plus ciblées selon ses centres d’intérêts ;
Et d’un droit de définir des directives générales et/ou particulières relatives au sort de ses Données et notamment à la manière dont l’Utilisateur souhaite que ses droits soient exercés après son décès. A cet égard, en cas de décès porté à la connaissance de OOLAHOP, les Données de l’Utilisateur concerné seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant aux obligations légales et réglementaires de OOLAHOP et/ou aux délais légaux de prescription, et après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par les soins de l’Utilisateur.

5.3

L’Utilisateur peut, à tout moment, porter réclamation devant l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL : www.cnil.fr). Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute réclamation relative à protection de ses Données, l’Utilisateur peut contacter OOLAHOP agissant en tant que Responsable de Traitement, en transmettant sa demande par voie postale en lettre recommandée avec demande d’avis de réception à l’adresse postale suivante : OOLAHOP – 10A Rue du Puits, L-2355 Luxembourg (Grand-Duché du Luxembourg),ou par courrier électronique à l’adresse électronique suivante : contact@oolahop.com

En ce qui concerne les demandes qui parviendraient par courrier postal à OOLAHOP agissant en tant que Responsable de Traitement, l’Utilisateur est prié d’indiquer l’adresse électronique utilisée en tant qu’Utilisateur depuis la Page ainsi que ses noms et prénoms. Dans l’hypothèse où l’Utilisateur ne parvient pas à retrouver cette adresse électronique ou en cas de doutes sérieux de OOLAHOP sur l’identité de l’Utilisateur, des informations complémentaires relatives à son identité peuvent lui être demandées.

OOLAHOP s’engage à adresser une réponse dans un délai de trente (30) jours calendaires maximum suivant la date de réception de la demande de l’Utilisateur.